お部屋の解約を連絡するのは本人でないとダメ？
私、めちゃくちゃ忙しいんです。
だから、お部屋の解約手続の連絡を代理人にさせたいと思うんですけどダメですか？
たまにいるんですよ。こういう人。
『すいません、○○の友人なんですが、本人がお部屋を解約したいといっているんですが、海外に出張になったんで私が代わりに連絡しました』という電話。
困るんですよね。これどう対応したらいいでしょう。
じゃあ、友人だったらだめとしても親であったら？ 兄弟であったら？さあ、どうなんでしょう。
解約連絡は契約上の借主が行うのが原則
賃貸借契約の借主が貸主、もしくは貸主が指定した例えば管理会社に対して解約通知を行うのが原則であり、上記の場合本来では受付できません。
すなわち、百歩譲って受付だけは仮にしても（受付すらしない管理会社もいるかも）退去手続きまで本人が登場しないことはありえないということです。
この場合の登場というのは、あくまで本人が一度でも連絡があり、代理権を与える旨の書類を作成してもらうことが必要になるでしょう。
友人であれば、少なくともこういう対応になると思います。
これが親であるとか、契約者でなく入居者として入居している場合は少し警戒心は低くなりますがいずれにしても本人署名の解約通知書が必要になります。
退室立ち合いや引越しは？
解約の意思は死亡したり、それに準ずる場合は本人以外、それでも連帯保証人など賃貸借契約上近しい人が行うことはあっても、通常は本人の意思がはっきりと証明できる担保が得られないと貸主や管理会社は解約に応じることはできません。
では、解約受付は本人の意思が得られたが、退室立ち合いは本人以外でも大丈夫でしょうか？
これも代理権授与の書類が必要です。
なぜかと言いますと、退室立ち合いは退去精算を行うために必要な確認を本来は借主と確認をしながら行います。
であれば借主本人が立ち会うことが一番理想です。そして精算を確定させることになります。
仮にその承諾は後日になってもあとから、もう一度立ち合いを行うことはできませんので、その機会を放棄することまで了承を得られないとなかなか、管理会社の承諾を得られないでしょう。
実際の現場での対応の例を挙げると
ただ、全ての借主が管理会社の思う通り動いてくれるわけではありません。
この場合、最大限の本人の承諾を得てまた本人にも想定されるリスクを提示しながら、なるべくトラブルがないように対処していかざるを得ない場合もあります。
本人が行方不明で親から連絡してきたとか色々あります。ただ友人の場合は対応は慎重にならざるを得ません。
やはり可能な限り退去まで借主自ら行うのが良い
面倒なことといって解約手続きを人に任せていると、何もなければよいのですが、例えば退去精算金について納得できずあとからそれでトラブルになることがあります。
また、管理会社の立場で考えるとわかると思うのですが、いきなり見ず知らずの人から他人の部屋の契約を頼まれているから受付けてと言われてもこれはああそうですかとならないことも理解する必要があるでしょう
少なくとも、本人から連絡をまず管理会社に行うことが円滑に話がすすむ第一歩なのではないかと思います。
解約予告を友達がしてくる典型的な例とは
友人がしてくることなんてあるのという風に思われるかもしれません。
でもこれが結構あるんです。
それはそのあと名義変更をして自分が借りたいというときなんです。
普通いくら友人でも代わりに解約の連絡をするなんてことしませんよね。
あとは、同棲していて管理会社にだまって2人で住んでいたけれど、別れたのち、借主の彼氏が退去して彼女が住み続けていたときもそうです。
だけど、管理会社はすべてわかっていることが多いです。
また、外国人がお部屋を契約しているときに友達が解約予告をしてくる場合があります。
何と借主本人は韓国にかえってしまったとのこと。どうやら、転貸して友達がその部屋を使用していたようです。
この場合はもう契約違反ですが、転貸を認めた状態で解約手続きをおこない事態の収束を図ることが多いです。
本人がどうしても解約できない場合もある
本人が亡くなったときは解約でなく契約が終了する事由となり連帯保証人が明け渡しに協力してもらうことがあります。
本人が警察に捕まったときで契約書に逮捕による契約解除事由があれば弁護士など代理人を通じた手続きも考えられます。
連帯保証人に明け渡しを協力してもらうことがあります。